很多人将采购管理等同于购物,降本就是为了省钱,这样的理解其实是一个非常片面的。” 比如；艺术文化教育研究主要包括采购物资大体上分为以下两类:一类是办公器材设施设备、数码电脑耗材、办公文具、办公工作生活等日常办公用品,一般是两周时间进行分析一次查漏补缺的采购;一类是校区学生使用的艺术设计培训课程教学用品和耗材,采买节奏基本是校区随时提报需求清单,行政即时数据进行控制采购。

在为校园采购教学用品和用品时，往往会有一些小而不可缺少的需求。 以美术教学用布采购为例，由于各专业的课程不同，这类教学耗材不是所有校园的刚性需求，属于典型的“个性化采购需求”，采购量也不是很大。 然而，个性化的需求很多，采购人员需要与业务部门反复沟通，这在繁琐的工作中会消耗大量的精力。

在采购方面做了一些明智的尝试。“过去，离线采购需要许多过程，如询问、批准、投标、合同签署和供应商管理。这需要很长的时间，而且合作的效率很低。网上采购平台为我们节省了很多流程，还有一个主要的优点就是价格透明，可以很方便的横向比较。现在只要把商品列在网上购物清单上，我们就可以直接跳过价格阶段订购了。

大型公司企业的采购信息管理链条极长,从最开始和业务线沟通能力需求、制定采购方案,到供应商的开发寻源,再到做询比价判断、签合同、付款,以及社会后期的项目质量验收,出现一些问题后的售后处理,每一个环节都需要政府采购人参与其中。这一研究过程中可以投入的时间、人力、资源环境对于一个企业文化而言都是通过成本。

许多人认为，大企业的成本和效率控制将比中小企业轻得多。毕竟，规模效应是存在的，而且讨价还价的能力要比中小企业强得多。但是，好采慧的负责人却不这么认为。过去，一般企业在收到部门采购请求后，会与业务团队详细沟通移动电话的场景、性能要求，并根据这些信息共同选择供应商，制定采购清单，然后由业务部门确认，采购审批和财务审批，审批完成后再正式向供应商下订单。在上述过程中，买家不仅要在选择、讨价还价、签约、支付、计费、物流和运输上投入大量的时间和精力，而且还需要与大量的主体进行沟通，包括商务人员、财务人员、供应商、物流服务提供商等等，并且逐层进行信息反馈。

好采慧直接把采购、结算管理系统与物流供应链发展能力可以连接起来。例如,在选品环节,能够有效实现商品的智能技术搜索与在线比价;在合同签收环节,可通过电子商务合同、电子签章等方式方法实现学生在线验收;在资产入库环节,可自动申请入库;在结算环节,按照相关合同约定周期统一问题进行一个公司间结算,大幅提升了采购人员工作的效率和准确性。

通过数字系统存储的大量采购数据有助于集团更好地开展采购策略和分析，进一步提高采购资金的利用率。 此外，与过去的传统采购模式相比，通过数字化采购管理，我们的人力效率提高了至少32％。