一站式企业办公采购平台认为，采购的成本很重要；一旦确定了新设备的需求，首先要考虑的问题之一就是成本。例如，被替换的设备是否提供额外的功能?设备的安装费用是多少? 它的启动成本是多少?设备安装是否会导致劳动。工厂的布局?设备的维护和修理费用是多少?谁来提供维修?价格怎么样?你需要配件吗?如果是的话，成本是多少?设备的运行成本是多少?包括电费和人工费吗?这个设备能使用多久?用户是否可以自行制造，还是必须从外部采购?这些设备的折旧率是多少?融资成本有哪些?如果购买设备来生产一种产品，该产品当前的生产成本是多少?用新设备生产产品会比外包更便宜吗?

生命周期成本和总拥有成本是资本投资的有效决策方法。生命周期成本的原理比较简单；设备的总成本远远超过其购买价格甚至安装成本。指在任务完成时间或设备使用寿命内执行相应功能的总成本。因此，最初较低的采购价格可能会带来较高的运营成本，这可能是由较高的维护和停机成本、更多的熟练工人和更大的原材料浪费、更多的电力消耗和更高的工艺成本造成的。因为低成本招标前期偏向于低投资的设备，对生命周期成本高的供应商有利，但不公平。生命周期成本包括了所有可以想象到的与决策相关的成本，所以在理论上非常容易掌握，但在现实生活中却无法掌握。因为很多支出会发生在未来，甚至未来！0 ~ 15年后，不确定性高，因此生命周期成本不准确的指控成立。幸运的是，有各种各样的计算机程序，从简单的会计程序来计算产品生命周期中的支出，到设备从构思到废弃的蒙特卡罗模拟。计算机允许进行敏感测试，必要时可以随时更改输入变量。

由通常需要强调较低的投标金额（尤其是在政府进行采购中）转向了重视企业生命发展周期管理成本。采用自己生命活动周期时间成本的经验数据表明，相当数量的例子是最初的购置生产成本只在生命周期控制成本中占相对来说较少的部分。例如，购买使用计算机占生命周期以及成本的比例很少超过50％。绝大多数的工业技术设备 上生命周期成本的比例降到“了20％～60％之间。在一项对采购一台价值几百万美元设备的总成本的研究中，共确定了139个不同的成本会计要素主要用于通过电脑可以模拟教学过程。

预算程序；在制定财政预算时，习惯上是准备两项资本支出。一个是，尽管有资本账户，由于数额太小，不能直接吸引财务委员会和经理的注意，通常会有一些限制，如从2000美元到10000美元。第二类包含了巨大的巨额支出。预算通常不包括如此大的支出其无权购买任何特定设备。 必须获得相应主管的授权，主管必须对项目进行仔细的初步分析，然后才能批准。 买方提供赠款申请表，申请表详细说明所购买负责人的设备，估计所涉费用，可能的超额费用，以及需要设备的原因。 采购该设备对整个组织的影响以及与提出该请求相关的其他信息。 监管机构了解这些信息，并根据其他金融需求数据和经济状况考虑支出的授权。

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