办公用品供应商需求的决定买方的每一次采购管理都是企业为了能够满足自己公司内的某种社会需求。有效的供应能力要求政府采购工作人员可以充分理解所购物品将要履行的功能，理解怎样描述需求、怎样决定和检测技术质量。所有这些问题不同文化活动加在一起，决定了要采购什么物品，也决定了买入的产品是否能满足既定的要求。

在过去的几十年里，质量有了新的含义。新的概念，如材料需求计划和生产方式已经革命性的材料管理方面的数量，交货和库存。他们还要求对质量有新的态度。如果没有安全库存，而且零件必须在使用前到达，那么它们的质量必须完全可以接受。这种额外的压力，以及所有其他高质量的保证的迫切要求促使买方向供应商寻求质量保证。在许多情况下，这项工作已经涉及供应商资格认证和发展伙伴关系。这也包括在从供应商处采购的产品质量保持稳定的前提下，与供应商建立令人满意的质量控制程序。数量预防的更新促使企业在采购过程中更多地使用团队采购。同时也促成了采购企业的一系列变革；供应商合理化改革已成为趋势；买卖双方的合作也得到加强，长期的和平条约关系日益巩固；在采购决策中重新考虑价格和质量之间的协调越来越重要。

为了了解质量在采购过程中的作用，必须了解如何界定要求、什么是最佳采购，以及采购人应采取什么行动以确保获得优质产品。

每个企业都可以看作是一个有投入有产出的转化过程。在有效和高效地获得投资之前，有必要确切地了解企业需要什么以及为什么需要它。这种验证过程通常非常复杂，因为企业中不同的人分别负责准备规范和查询规范，企业外部的一些因素可能会对决策产生一些重大影响。此外，一些概念，如功能、质量、可靠性和适用性，根本没有一致的含义。

办公用品采购管理过程的第一个发展阶段是决定我们需要自己什么问题以及中国为什么他们需要。实际上，这应该是作为一个有三个主要步骤的过程。首先，企业的需要是可以通过紧紧围绕顾客的需要而产生的。其次，决定哪个国家市场能提供学习这种文化产品。第三步就是在这种情况下，就什么是产品的最优价值研究做出分析结论。通常，第一步和第二步是同时能够完成的。有时候，三个基本步骤间时进行。很快就走过这三个过程会造成具有一定的危险，因为只有这样做有可能会丢失重要的信息。显然，在复杂的购买服务过程中，可能会重复地经历对于这些方法步骤，直到最后做出决定。

企业的需求可以分为一系列的类别。传统的类别有: 原材料、采购零部件、修理和操作零部件、包装、服务、工具、转售产品和设备。对企业需求进行分类的另一种方法是将它们分为两部分。一部分是集成到产品或服务中并最终提供给用户的需求，另一部分是维持业务的需求，以便生产和向客户分发产品和服务。这可以简单地归结为外部（生产）需求和内部（非生产或维护操作）需求。这两种需求都是为客户创建的，并与组织的目标和战略保持一致。

质量概念认为，企业的产品或服务与生产它们的过程密不可分。如果我们只关注产品或服务，而不检查生产它们的过程，我们将失去持续改进的关键机会。如果过程不能被统计控制，或者如果持续改进不是目标，产品或服务的质量将不可避免地受到损害。这不仅适用于任何企业的生产部门，也适用于采购和供应部门。

事实上，每个企业都可以被看作是企业链的一部分，供应链的起点是供应商，终点是客户。更具体地说，每个企业根据定义执行三个功能: 客户、转换器和供应商。作为一个转换器，每个企业都应该为自己的企业链创造价值。

同样的概念也可以适用于微观层面的每一个企业。每个部门或职能本身都是企业内部价值链不可分割的一部分，履行着三种相同的职能；企业内部其他职能部门的客户、转换器、供应商（当然有时产品和服务是提供给外部客户和供应商的）。在这里，附加值的概念同样重要。各部门或职能部门必须在与企业目标和战略一致的前提下，通过过程控制和不符合不断改进，为企业可以增加社会价值，并且我们还要尽量减少增值过程中不断发生的成本。

在一些组织中，即使采购、生产和销售的传统职能已经被团队所取代，职能的界限已经模糊或消失，团队必须对质量共同负责，但对质量的要求仍然存在。不断地进行检查内外部顾客在当前和未来的需求，就会可以发现一个企业发展当前和今后我们应该提高服务的需求分析领域。理论上，这听起来相当简单，但实际上，则存在着通过各种各样的困难。

此外，人们普遍认识到，提高价值的70％ 机会在于采购过程的前两个阶段: 1）发现需求和2）规格。因此，应该适当注意这一点，以确保不会错过增值的机会。

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