办公用品采购的记录与关系的维持很重要；经过了以上所有的步骤之后，对于一次完整的采购活动而言剩下的就是更新采购部门的记录。这一工作仅仅是把采购部门的与订单有关的文件副本进行组织和归档，并把采购部门想保存的信息转化为相关的记录。前者主要是一些例行公事。后者则涉及对保存什么样的记录以及保管多久进行判断。

      不同公司对不同单据和记录的重要性的认识都各不相同。例如，一张可以作为和外界所签合同的证据的采购订单一般要保存7年，它自然应该比作为内部备忘录的采购申请单的保存期限要长。

无论是手工处理还是借助于计算机，最少要保存的记录有;

    ·采购订单目录，目录中所有的订单都被编号并指明每个订单是开放式的还是封闭式的。·采购订单卷宗，所有的采购订单副本都被顺序编号地保管在里面。

    ·商品文件，记录所有主要商品或项目的采购情况（日期、供应商、数量、价格和采购订单编号）。

    ·供应商历史文件，列出了与交易金额巨大的主要供应商进行的所有采购事项。除此之外，其他的纪录文件还有∶

   ·劳务合约，指明所有主要供应商与工会所签合约的状况（合约到期日）。

   ·工具的记录，指明采购的工具使用寿命（或生产数量）、使用情况、价格、所有权和存放位置。这些信息可以避免对同一批工具支付两次以上款项。·次要的和小额采购，指明从这些供应商处采购付出的金额。

   ·投标历史文件，指明主要物料项目所邀请的投标商、投标额、不投标的次数、成功的中标者等信息。这一信息可以清楚表明供应商的投标习惯和供应商之间可能存在的私下串通。基于数据的决策

     在整个流程中都会收集办公用品采购数据。将数据转化成有用的知识是一个持续的挑战。从流程的角度而言，很重要的一·点就是要思考需要做什么样的决定以及需要什么样的相关信息，目标、数据资源，并且决定如何计算、分析以及如何向决策者传播信息。通常而言，问题主要在于信息过多，这就会导致分析麻痹，而不是缺少支撑流程的信息。“我们需要知道是什么并且为什么?“是第一个应该考虑的问题。管理供应商关系在整个供应流程中内部和外部的关系都会受到影响。这些关系或许会发起，发展、破坏、修复。应该关注整个流程中供应链内外部的关键利益相关者，从而建立更强、更具有生产力的关系。对重要关系进行周期性的评估也非常重要。

    办公用品采购供应流程图；

    供应流程的运行方式部分取决于采购的本质。图阐释了一个企业运行的方式，这家企业或许可以根据采购的不同类型而制定适合自己的供应流程。在这个例子中，第一步就是决定采购是否具有战略意义。而不同的企业对这个概念确定的解释或许不同，一个大概的描述是一个战略性的采购对企业的使命起着关键作用。这个定义适用于对企业的使命起着关键作用的高价值以及低价值的采购。对于这些采购，在采购过程中花费更多的时间、金钱以及资源是有意义的。对于非战略性的采购（流程图中右边那一栏），由于是小额采购，所以要最先被取消。第二种要取消的就要基于供应商的可靠度。

办公用品申请采购表；

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