企业办公用品采购订单的准备；如果我们不是可以采用供应商的销售网络协议或是一个基于总括订单这两种形式的话，发订单通常涉及采购订单的准备工作。由于合同形式使用不当很可能引起严重的法律纠纷。而且，交易过程中可能i录得不够全面完善。因此，即使是通过电话下订单，书面订单也必须稍后再填写。有时我们遇到这种情况进行紧急，权益之下不经过一个正常的中请和填写采购单等程序，企业发展就会派车去装运所需的物料。但是绝对不允许（除非那些金额微不足道的）没有书面的（或是计算机打印的）订单就进行物料采购。

所有的公司都准备了采购订单。不过，实际中许多企业采购管理活动能力不是在采购订单上载明的条件下可以进行的，起作用的常常是供应商发展提出的销售网络协议上的条件。由于每个公司都尽其所能保护自己的利益，买方准备好的采购订单上供应商的责任常常转化为销售协议中买方的责任。自然，企业都希望通过销售管理自己进行生产的产品时使用我们自己准备的销售协议而在采购时使用要求自己准备的采购订单。

办公用品采购订单的格式；采购订单的风格和在公司的销售路线各不相同。不过任何实用的采购订单所必备的要素有;序列编号、发单.日期。接受订单的供应商的名称和地址。所需物品的数量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款等对订单有约柬的各种条件。

这些问题约束企业采购方和供应商管理之间相互关系的条件极为重要，至干什么应该主要包括到合同中而什么又是不必要的，是要通过进行磋商决定的。实际中，在某家公司采购订单中包括的那些条款常常是通过多年采购经验的积累而制定的。订单中的条款项目一般有∶

(1)规定保护购买人在侵犯他人专利权的情况下免除连带责任。

（2）包括企业有关产品价格的条款，例如，“如果一个订单中没有发展指明价格，那么在我方公司没有我们接到通知井对其表示可以接受的情况下，所购物料的价格管理不应高于上次支付的价格。“

(3)包括明确规定不得收取包装和运输费用的条款。（4）明确相关规定以及货物的接受取决干对其进行的质量安全检查的结果。(5)买方在说明退货后再次购货，将重新发出订单。（6）详细描述质量管理要求企业以及教学质量保障、控制的方法。

(7)如果装运的货物没有在订单规定的日期到达，则允许取消订单。（8）指明采购方拒绝接受要求其必须进行支付的汇票。

（9）有些条款涉及中国货物进行数量，即关于学生实际装运数量多于或少于所订货物时如何正确处理。在某些行业，当产量在一定限度内超量或短缺是可以接受的时候，就很难控制产量(例如印刷业)。

（10）涉及对公司有特殊利害相关关系的事件的条款，例如一些有关部门仲裁和制造系统部件时所需信息工具的处理等向题的条款。

些公司在来贴单一式儿份方面以及如何处理这些不同副本万面客不和问。典型储况是，采购单的传递路径如下∶原件发往供应商。有时随单附份副本比人使供应商返回a作为其接受合同的证明。

一份由办公用品采购部保管在按顺序编号的采购订单档案中，另一份由供应商保管。有些企业公司里采购管理部门不保存采购业务订单的副本;他们把采购订单拍照后用缩微胶片的形式方面进行数据保存。可让本署收到订单的副本，以便处理应付帐款。一份工作副本发往仓储管理部门，用于为其接收一个物料作准备。如公司的组织结构将收货及存仓职能分开，收货部门亦会收到一份副本,这些数据副本将按照企业供应商名称的字母顺序可以进行管理归档，并用于信息记录货物到达后真正收到的数量。如果收到的材料需要检验(通常是原材料和生产部件的情况)，一份副本也要发送给检验部门。很明显，电脑化可以简化记录的保存和获得。

如果发现对方企业没有蒸示接受，那发出的采购单并不能构成一项工程合同。通常在供应商接受了订单的条款和条件后，它会向采购部门发出所谓的“接受书”。至于什么真止表示企业双方之间达成一-致并接受发盘的各项相关条款，基本上是一个国家法律制度方面的向题。然而，在其他情况下，被任何律师确定为表示接受要约的-要素有时是例外。

另外就是一个坚持要求对采购订单信息进行接受确认的原因是;除了法律上的原因以外.只有在接受采购订单后，买方才有信心供应商将在要求的日期交货。如果发货日期不确定，采购方在进行任何一个有效行动的计划之前我们必须通过了解学生一些确切的信息。

总括或开放式的订单。当实际情况允许使用总括的或开放式的订单时，发出和处理采购订单的成本可以得以削减。总括订单一般包括了许多项目。开放式订单允许额外购买或延长时间。维护、修理和辅助物料以及在几个月内都大量使用并频繁采购的生∶产线上的需求可以采用这·方法进行采购。

   就一段时期估计需求数量进行采购的所有条件在协商后都会包括到原始i单中。然后按这个订单再根据特定的数量发出订单。有时可以将订单的准备二作和生产让划过程合并起来进行，然后将它送往采购部门以便发给供应商，当然订单也可以直接从生产计划部门发给供应商。一张开放式的单使用一年也很正常，直到设计或物料规格发生了改变， 或是出现了一-些影响价格或发货的情况使得新的谈判更吸引人而且有必要为止。