医院是专门为人们提供医疗需要的场所，具有公共的社会属性。为了保证医院的正常运行，办公用品必不可少。医院办公用品也分为行政用品、财务用品等，采购人员在购买办公用品前，需要做好充分的资料收集工作，以便于在和供应商谈判的时候更有底气，掌握主动权，购买到物美价廉的办公用品。具体来说，采购人员需要收集以下具体资料：

1、明确医院的具体需求。

明确采购需求只是在谈判前采购人员需要明白本医院对办公用品的具体需求有哪些，需求量有多大，需要的规格型号是什么，需要周期是什么，需要的包装、价格是什么，还有产品的质量和运输方式有哪些具体要求。建议采购人员根据自己的采购需求列出一个明确的“办公物品采购明细表”，根据表格内容进行谈判。

2、调查市场行情

在对自己的需求有一个明确的认知以后，采购人员要从外部开始了解所需办公用品的市场行情，通过调查获得市场上相关产品的供给、需求、价格等信息资料，为采购谈判的下一步行动，提供决策依据。具体来说，市场调查的内容，主要包括产品供需情况、产品销售情况、产品竞争情况、产品分销渠道等。

3、收集供应商的信息

医院属于社会事业单位，其支出需要受到社会监督。所以，采购人员在购买办公用品时，需要摸清楚供应方的具体情况，这样才有利于采购更加合理、透明。具体来说，需要收集供应商的资信情况，对方是否具有签订合同的合法资格；对方的资本、信用、履约能力；对方的谈判作风和特点；供应商要求的付款方式、谈判最后期限等方面的资料。

4、整理分析所收集到的资料

在通过各种途径收集到有关信息和资料以后，采购人员还必须对这些资料进行整理和分析。其中，最重要的环节，就是要鉴别资料的真实性和可靠性。在实际工作中，由于各种原因的限制，收集到的资料有可能比较片面，甚至虚假、伪造，所以，采购人员收集到的资料并不能直接使用，而是需要加以整理和甄别，分清楚真假。

除了以上准备工作，采购人员还需要对收集到的资料，鉴别其相关性和有用性。在资料具备真实性和可靠性的基础上，应该结合谈判项目的具体内容和实际情况，分析各种因素与该谈判项目的关系，根据谈判的相关性、重要性和影响程度进行比较分析，依次制定出具体可行的谈判方案。