打工人最心烦的事情，就是整理杂乱无章的文件或者办公桌，手头上的东西还没有处理完，桌子上又堆了一些乱七八糟的文件，最后导致什么也找不到。这个时候，就需要一个办公室收纳册，把文件等物品按照类别进行归类收纳，或者按照紧急程度、时间顺序归置放好，这样会让物品整齐划一，提高企业的行政效率。文件量大的企业，需要的收纳册数量也比较多，采购人员如何控制这些收纳册的品质？

1、准确认知品质

采购人员要对采购品质进行控制，首先要对收纳册的品质有一个准确的认知，适当的品质才是符合企业采购的目的。适当品质是由三个要素构成的：满足使用目的、能继续供应、能以适当价格购得.

除此之外，收纳册的功能、寿命、稳定性、安全性与时尚性也是影响企业采购的重要因素。功能是保证收纳册品质的最基本要素，如果购买的商品符合企业的适用范围，就是满足品质要素的产品；品质的好坏对收纳册的使用年限有一定影响，寿命长已经是企业采购办公用品的基本法则之一了；产品的稳定性包括生产效率、形状结构、颜色以及使用的控制等等，稳定性高的收纳册，品质也好；安全性也是企业采购收纳册的考虑因素之一，除了重视收纳册本身的安全设计外，还要注意在投入生产或者使用时有无危险，以及可能对环境可能造成的环境污染程度等等；很多供应商生产的收纳册都是兼具时尚性的，所以采购人员在购买收纳册的时候，应该注意能否迎合现代化审美的潮流。

2、通过合约严格控制

采购人员采购收纳册，必须要与供应商签订合约，例如质量保证协议、验证方法协议等等，这些都是可以保证采购品质的重要凭证。

质量保证协议可以包括供应商的质量体系、随发运的货物提交规定的检验或试验数据以及过程控制记录、由供应商进行100%的检验或试验、由供应商进行批次接收抽样检验或试验、实施本企业规定的正式质量体系、第三方对供应商的质量体系进行定期评价、内部接收检验或筛选等等。对于产品质量的验证，可以与供应商就验证方法达成明确的协议，以验证是否符合要求。

3、第三方权威机构的认证

第三方权威的质量检测机构也是质量检测的方法，采购人员可以和他们联系，帮助检验购买的收纳册的质量。第三方权威机构做品质验证的方法目前有三种。

第一种：ISO 9000、QS 9000等独立的体系认证机构。如国内的CQC认证机构，国际的BSI、SGS、DNV、TUV等认证机构，促进了国内及国际贸易。

第二种：第三方权威机构验证以确保品质。有些企业和供应商双方的距离太远，不便于实地考察或者验证，所以要委托一个中间机构帮助验证该批产品品质，目前在国际上做得较多的机构有SGS和TUV等。

第三种：产品单项认证。单向认证是指将产品送到指定的机构做验证，同时获得相关的证书，也可以说是“特种行业证”，如国内的3C认证、美国的UL认证、欧洲的CE认证等。

产品质量是企业采购考虑的首要因素，物美价廉的办公用品才不仅能提高企业的行政效率，还能有效减少企业的运营成本，减少支出。所以采购人员在采购收纳册的时候，一定要货比三家，购买到企业真正需要的收纳册。