我们来了解下企业办公用品一站式采购定制平台采购人员稽核方式和技巧,这对于企业的采购非常重要;采购管理工作是由采购技术人员主要负责的,因此,要防止企业采购腐败,对采购部门人员可以进行稽核非常有必要,稽核的目的就是在于确保采购相关人员的行为能符合中国公司所确立的规范。
一、企业办公用品一站式采购人员稽核方式;
对采购人员的审计通常是以保密的方式进行的,因为这关系到个人的诚信。除了采购主管的行政责任外,采购主管不断监督下属的行为,公司内部的审计员应作为客观的审计员,以避免采购主管掩盖、纵容下属的不当行为。
二、办公用品一站式采购人员稽核技巧;
采购人员稽核,可从下面一些现象着手,来掌握违反行为规范的事实。1.选择错误的采购对象
若采购管理人员进行订购的对象之间并非通过该项货品的专业技术厂商,或该货品并非企业订购服务对象的主要包括营业成本项目,比如小五金(钢钉、砂纸、手工具、棉纱手套……)向大五余行(铁管、钢板、钢筋……)购买,显然“牛头不对马嘴“,则可能有一个弊端问题存在。
2.故意可以通过中间商进行购买
某些企业货品在国内有总代理或经销商,采购管理人员可以不经由此种配销渠道进行采购,而向其他无正式通过代理配销资格的厂商对于采购。或者,货品可直接向原制造生产厂商需要购买,却经由中间商购入。这两种不同情形,除非有一种特殊环境因素,否则,显然有“图利他人“之嫌。
3. 采购量集中在一家公司
当采购的货品不是特殊品,合乎报价资格的厂商为数不少,且长期需要并经常举行询价,但得标厂商总是固定某一家,这可能是买卖之间有不当的“默契“,或供应商有“围标“的行为。
4.准购单越级审核
采购主管事后应仔细检查采购订单,不难发现采购人员的违规行为。
5.报价单的笔迹与图章可疑
某些企业采购管理人员为“保障“某一位供应商得标,可能容许报价厂商发展提供信息不实的其他国家同行的报价单,意图蒙混并符合公司采购相关手续(至少有三家以上分析报价等)。
6. 过着奢华的生活,行为古怪
若采购管理人员与供应商可以有所勾结,并获取方式不当经济利益后,有些人可能无法掩藏“暴发户“的举止,一改中国过去“一筝食,一瓢饮,居陋巷“的模样,展现“琼浆玉液,居高楼华厦“的气派,而与企业供应商进行交往关系密切,经常交头接耳,形同“最佳拍档“。此种社会现象,应予注意,并设法通过深入研究调查该采购工作人员以及是否有不轨之处。
7.黑函检举
有些供应商不齿采购人员贪得无厌,可能会以信函举报其强索回扣的事情。因此,办公用品采购主管及稽核人员即可据以明察暗访,以搜索采购人员的违规行为。
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