为了有效控制企业的成本，采购人员应该遵循节省成本的原则，尽最大努力与供应商沟通一个合理的采购价格。为了更合理高效的采购办公用品，与供应商更有底气的沟通，采购人员需要先了解商品的市场价格、服务的标准，首先应该知道影响办公用品采购价格的因素。

1、供需关系

供需关系是影响办公用品价格的决定性因素，当市场上存在的办公用品供过于求的时候，采购方处于主动地位，通常可以通过谈判获得更优惠的价格；当市场上的办公用品供不应求时，这些东西变成了紧俏商品，卖方就处于主动地位，价格可能会被抬高。

2、办公用品的品质

商品质量也是影响价格的重要因素，所购买的办公用品质量越好，价格越高，企业也会花费越多的金钱购买，但如果商品的品质很差，价格也不会很高。

3、采购数量

为了谋求供应商的优惠，企业可以集中大量采购，因为商品的单价和数量成反比，数量越多，企业越容易给与优惠，这就是所谓的价格折扣，至于有没有优惠，企业采购人员需要和供应商进行沟通。所以，大批量、集中采购也是一种降低价格的方式。

4、交货条件

交货条件包括快递运营商的选择、运输方式、交货期等等。如果商品由企业自己承担、选择速度较慢但是价格便宜的快递商家、交货期较长等，都是降低价格的条件。

5、供应商成本的高低

这是影响采购价格最根本、最直接的因素，一般来说，采购价格减去供应商的成本，就是供应商所得的利润。供应商的成本是采购价格的底线，采购人员如果能够准确算出供应商的成本，就能在谈判中做到心里有数，合理砍价。

6、付款方式

每个企业都需要现金流转，如果企业的预算较宽裕，可以跟供应商沟通，采用现金付款能不能降低价格。为了合理规避风险，很多供应商都会对现金付款的商家实行优惠。

7、供应商对客户的依赖程度

采购商可以说是供应商的衣食父母了，对于那些经常性、大批量采购的商家，更是供应商最看重的资源了。所以，如果本企业对供应商来说非常重要，可以根据这个条件和供应商砍价。

8、对市场信息行情的分析判断

一名优秀、专业的采购人员必须对本行业的市场行情是了如指掌，平均的市场价格、新产品的功能和价格等都要实时了解。如果采购人员对市场行情不够了解，对价格的趋势分析不正确，不了解产品的成本，都可能导致采购价格偏高。

办公用品属于小件商品，虽然价格便宜，但却是正常办公必不可少的工具。所谓细水长流，采购人员也需要提高自己的专业度，尽可能在每个细节上降低采购价格，降低企业运营成本。