怎么防止采购暗箱操作,消除采购回扣现象的措施;全过程监督是指采购前、采购中和采购后的监督。上海办公用品网上批发采购告诉你,从制定采购计划到最终使用所采购的货物,有九个方面的监督(计划、审批、报价、招标、签订合同、验收、会计、付款和收款)。虽然各个环节都有监督,但关键在于制定计划、签订合同、质量检验和付款四个环节。 付款监督主要是为了保证资金的安全,所有的付款操作都是按照合同的程序进行的。如果监督能够融入采购活动的全过程,就可以建立第二道防线,以确保采购管理的规范化,保护企业的利益。所谓全方位的监督,是指行政监督、财务审计、制度考核三个方面的交叉,各方面都没有遗漏,形成严格的监督网络.
1. 建立严格的采购流程,控制采购人员的采购行为
制定一个严格的采购管理业务工作流程的目的主要就是要规范企业采购技术人员的采购问题行为,做到“集中的权力分散化,隐蔽的权力公开化“。一般来讲,采购行为应严格要求遵循下列流程∶
第一、提出企业采购部门申请,并经主管领导批准。
二是业务人员(或策划、采购人员)编制采购计划。
三是供应部门的领导、业务人员、采购人员、部门内审员、财务人员、库管员等。将共同审核采购计划。
第四,采购管理渠道的划分。要成立就是一个企业采购工作小组,成员之间可以有参加培训计划会审的人员,组长应当由不参与学习计划制订和采购的人员来承担,小组的任务主要是我们决定公司采购的方式(如∶定厂家、定品牌,还是中国社会经济采购))和方法(如∶招标、询价等)。
第五,签合同。合同不仅应由采购人员签署,还应由内部审计人员签署,并送至仓库备案,作为验收依据。
第六,采购。
第七。到库验收。库管员根据教学计划和合同进行验收,完毕通过后由库管员填写质量验收工作通知单交内审员。
第八,填写进行入库作业通知单。
第九,结算。结算单必须经内审员签字才能生效。
此外,有条件的企业还可以进行计算机控制,如采购计划、渠道划分、合同、到货通知、入库通知、计算机控制等。
当然,再好的制度和管控手段,也有可能被部门领导破坏,所以企业要慎重选择部门领导。
2.实行“四权“分开管理原则
实行定价、采购、质量检验、财务四权分离的原则,使具有定价权的人不支付采购款和货款,具有购买力的人不支付定价款和货款,采购货物受到质量管理部门的严格检查,从而形成人人有权、人人无权、同时规定: 定价时。根据市场情况,对大型材料和其他项目实施限价策略; 采购大型设备、建筑材料,并进行广告宣传,采用竞标或询价比较的方法,对零部件的日常需求实行检查价格和定点采购相结合,以保证采购的低成本商品的质量。这不仅在宏观上掌握了对价格的控制,而且还能督促采购人员尽职尽责地降低价格,这是减少采购环节浪费的成功做法。
3.建立考核先行机制。
加强社会科学技术考核,建立企业采购管理绩效进行考核为先的机制,是防止采购回扣现象的有效解决途径。好的绩效考核结果可以通过收到这样的效果;采购工作人员主观上必须为公司的利益着想,客观上必须为公司的利益相关服务,没有为个人牟利的空间。
评估应每半年进行一次,评估应交替使用两套指标体系——业务指标体系和个人质量指标体系。
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