大型企业经营状况良好，有专门的采购部门，所以对于办公用品的采购有专门的机构负责，还有一套合理的采购流程，对于该采购什么、如何采购、在哪采购等等，都有明确的规定，采购人员可以按照规章制度进行采购。而中小公司型公司则不同，没有专门的采购部门，办公用品的采购都是人事行政人员或者前台完成。那么，他们在采购前需要准备哪些工作，采购流程是什么？

一、办公用品采购前的准备工作：

1、撰写办公用品采购清单。

办公用品种类多，数量大，需要采购人员专门的记录。有些小公司的行政人员觉得自己肯定记得住，不需要再记了，所以总是用脑子记住自己需要买什么。但是每次采购，总会缺这个、少那个，或者是这个买重了，那个少买了，浪费人力、财力和沟通成本以外，还给企业办公带来了很多不必要的麻烦。所以，好记性不如烂笔头，采购前列一份完整的采购清单，按照自己的清单来采购，不会在种类上遗漏什么，并且在数量上也有所依据。

2、确定买什么牌子的办公用品。

在确定了需要买什么以后，采购人员还需要考虑买什么牌子的办公用品。有很多小牌子的办公用品虽然价格便宜，但是产品质量也是一言难尽，还有些牌子功能多，但是价格非常贵。采购人员需要根据公司的办公特点和经营状况确定买什么牌子的办公用品，尽量选择有品牌保证、性价比高、功能实用、质量好的办公用品。

3、做好调查很重要。

对于采购人员来说，有很多办公用品的用途、品牌、质量等自己也不清楚，这就需要采购人员做好调查，了解办公用品的分类，有哪些常用的品牌，用户评价好不好，这款产品的功能适不适合本公司。另外，购买的产品是用于正常办公，还是员工福利，采购人员也需要做好调查，做到心中有数。因为不同的受众，所需要的产品种类不同，采购人员需要先调查好受众目标，根据不同喜好确定产品种类，这样才能真正买到合适的办公用品。

二、办公用品采购流程是什么？

1、填写办公用品计划：各部门每个月的月底填写办公用品采购计划，填写后交给部门领导或者分管领导签字批准后，报给专门负责采购的办公室行政人员。

2、总经理批准：办公室的行政人员再收到各部门的办公用品计划以后，进行汇总，然后报总经理进行审批。

3、选择供应商：办公室的行政人员拿到总经理批准后的办公用品计划后，就可以开始进行采购了。建议行政人员选择线上采购平台进行采购，既节省时间，还能买到品质最有的产品。

4、商品入库：采购回来的办公用品，办公室行政人员要负责入库，清单到货的办公用品后，填写入库单，一定要确保收到的产品没有破损，数量也不少。

5、做好出库登记：入库的办公用品做好登记以后，行政人员就可以通知各部门来领取自己所需要的办公用品了，领取的时候要注意做好出库登记。

6、跟供应商进行结算：整个环节准确无误后，行政人员就可以和供应商进行结算了。根据办公用品计划，先到财务部填写相关的费用支出审批单，经领导签字同意后，财务部门向供应商打款结算，并索要发票。

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